Hier findet ihr eine Übersicht der Antworten von häufig gestellten Fragen zum digitalen Lehrlingsmanagement mit APPRENTIO. 😊
Einführung
Nein. APPRENTIO funktioniert auf fast allen Endgeräten und benötigt keine Hardware / Server vor Ort. Einzige Voraussetzung ist ein aktueller Webbrowser und eine Internetverbindung. Die Mobile App steht für die Betriebssysteme Android und iOS zur Verfügung.
Nein. Auf keinen Fall! …obwohl die sehr nützlich sind 🙂
Sämtliche Einstellungen und Einrichtungsschritte kannst du über die Benutzeroberfläche vornehmen. Unser Service-Team unterstützt dich dabei Schritt für Schritt und geht auf alle Fragen ein.
Ja. Bestehende Planungs- / Mitarbeiterdaten wie Stammdaten, Stationseinsätze etc. können bei der Einrichtung importiert – oder durch eine Schnittstelle regelmäßig importiert/synchronisiert werden. Das stimmen wir mit dir individuell ab.
Auf Wunsch ja. Das macht immer dann Sinn, wenn du dich an ein bis zwei Tagen von deinen weiteren Verpflichtungen “freischaufeln” und dich ganz auf die individuelle Einrichtung von APPRENTIO konzentrieren möchtest. Oder, wenn mehrere Personen für die Einführung eines einheitlichen Systems zuständig sind.
Die Einführung funktioniert aber auch online reibungslos. Wir empfehlen dir, das “Ready-to-Work-Paket | Online” zu buchen. Das klappt super!
Hier findest du eine Übersicht unserer Einführungsvarianten.
Ja. Natürlich. Als Neukunde bekommst du ein festes Teammitglied zugeteilt, dass dich bei der Einrichtung von APPRENTIO unterstützt und während des gesamten Onboardings begleitet.
Das kommt darauf an 🙂 Im Durchschnitt dauert es etwa zwei bis drei Wochen ab Auslieferung, bis APPRENTIO in deiner Organisation produktiv einsatzbereit ist. Je nachdem, wie intensiv du dich mit der Einführung beschäftigst.
Wir unterstützen dich gerne dabei. Grundsätzlich kannst du APPRENTIO selbständig mit den Anleitungen im Helpdesk einrichten und in deiner Organisation einführen.
Wir empfehlen dir jedoch, die Einführung strukturiert im Rahmen unserer “Ready-to-Work-Pakete” mit einem APPRENTIO Teammitglied durchzuführen.
Funktionen
In APPRENTIO geben Lehrberechtigte und Lehrlinge regelmäßig eigene Texte ein: in den Tätigkeitsbeschreibungen des Berichtshefts, in Textfeldern von Beurteilungen und Feedbacks oder in den Beschreibungen der Lernziele. Da kann schon mal was schief gehen 🙂
Rechtschreibfehler können vorkommen – müssen sie aber nicht.
Für die unterschiedlichen Browser gibt es eine integrierte Rechtschreibprüfung, die auch die Texteingaben in APPRENTIO kontrolliert und korrigiert. Im Safari -Browser und bei Microsoft Edge ist diese Prüfung standardmäßig aktiv, Ihr müsst also nichts tun. Fehler werden unterstrichen – und bei Rechtsklick findet man im Kontextmenü auch einen oder mehrere Korrekturvorschläge.
Darüber hinaus gibt es – insbesondere für Google Chrome und Firefox – diverse Add-ons für die Rechtschreib- und Grammatikprüfung. Sehr komfortabel und in verschiedenen Browsern anwendbar ist das LanguageTool (LT). Hier gibt es ein blaues Häkchen für “Check”, wenn alles stimmt.
Stimmt etwas nicht, wird es markiert und beim Anklicken ein eigenes Bearbeitungsfenster mit Korrekturvorschlägen geöffnet.
In den Einstellungen können zusätzliche Regeln hinzugefügt werden. Ein weiterer Pluspunkt ist, dass man sehr einfach Feedback geben kann, darauf schnell und kompetent Antwort erhält und Verbesserungsvorschläge gern angenommen werden.
Alternativ gibt es im Firefox das etwas einfachere Add-on Deutsches Wörterbuch – auch hier werden Fehler “unterstrichelt” und bei Rechtsklick im Kontextmenü Korrekturvorschläge angeboten.
Die Add-ons findet Ihr über die Einstellungen des Browsers und könnt Sie dort auch sehr einfach hinzufügen.
So kann also nichts mehr schiefgehen beim Berichte schreiben und Beurteilen in APPRENTIO. Und dieser Text sollte jetzt auch fehlerfrei sein 😉
Hinweis: Die beschriebenen Tools sollen euch als Unterstützung dienen. Bestimmt gibt es auch noch andere Anwendungen. Wir stehen in keinem Vertragsverhältnis mit den o.a. Anbietern und übernehmen daher auch keine Gewährleistung. Bitte schaut euch vor der Benutzung die jeweiligen Datenschutzhinweise an.
Ja. Du kannst dein Active Directory als SSO (Premium-Version) sowie als direkte Integration (Add-on) nutzen. Siehe hierzu die Artikel in der Knowledge Base und die weitergehenden Infos unter Integrationen.
Um dir ein gleichbleibend gutes Anwendererlebnis mit APPRENTIO bieten zu können, aktualisieren wir in regelmäßigen Abständen die Sicherheitszertifikate unserer Anwendung gemäß den neuesten SSL Standards. Auch die eigentlichen Browser entwickeln sich ständig weiter. Damit du APPRENTIO sicher und vollumfänglich nutzen kannst, musst du einen der unterstützen Browser installieren.
Um einen unterstützten Browser zu installieren oder zu aktualisieren, besuche bitte die Website des jeweiligen Anbieters:
Die folgenden Browser-Versionen werden leider nicht mehr unterstützt. Bei der Verwendung kann es zu Darstellungsfehlern und Funktionseinschränkungen kommen:
Ja. Je nachdem, welche Version du einsetzt, stehen dir verschiedene Funktionen (Chat, Push-Nachrichten, Online-Berichtsheft, Beurteilungen, Tests, Single-Sign-On, …) zur Verfügung. In den Einstellungen kannst du selbst festlegen, welche Funktionen du nutzen oder deaktivieren möchtest.
Wenn ihr euch intern noch nicht darüber geeinigt habt, ob ihr bestimmte Prozesse digitalisieren möchtet oder nicht, kannst du auch erstmal mit einem geringeren Funktionsumfang starten und diese erst später aktivieren.
Nein. APPRENTIO funktioniert auf fast allen Endgeräten und benötigt keine Hardware / Server vor Ort. Einzige Voraussetzung ist ein aktueller Webbrowser und eine Internetverbindung. Die Mobile App steht für die Betriebssysteme Android und iOS zur Verfügung.
APPRENTIO ist aktuell auf Deutsch, Englisch und Französisch verfügbar. Jede:r Nutzer:in kann dabei selbst die bevorzugte Sprache auswählen. Weitere Sprachen (z.B. Spanisch) sind gegen Aufwand implementierbar.
Ja. Wenn du in deiner Organisation nicht mit der APPRENTIO Smartphone App arbeiten möchtest (z.B. weil die Lehrlinge aufgrund interner Regelungen nur in der Arbeitszeit Zugriff auf die Lehrausbildungsplattform haben sollen), kannst du die Nutzung der Mobile App auch unterbinden. Es handelt sich also nur um eine optionale Funktion.
Weiterentwicklung
Ja, auf Wunsch können auch eigene Add-ons für deine Organisation entwickelt werden. Das setzen wir dann ihn Rahmen eines agilen Entwicklungsprojektes gemeinsam mit dir um. Sprich uns einfach an, wenn du Interesse hast.
Service & Support
In den APPRENTIO Versionen Basis, Pro und Premium ist der Kunden-Support per E-Mail und / oder Telefon sowie der Zugang zu unserem Service-Center enthalten. Nur in der Free Version bieten wir keinen kostenlosen persönlichen Support.
Ein persönlicher Service ist uns sehr wichtig. Das schätzen auch unsere Kunden, wie du hier nachlesen kannst.
Unser Service-Team erreichst du von Montag bis Freitag von 08:00 – 18:00 Uhr telefonisch oder über unser Online-Helpdesk. Hier findest du bereits viele Antworten auf deine Fragen, Tutorials und Erklär-Videos.
Selbstverständlich sind wir auch in Notfällen für dich da. Die Notfallnummer findest du in deinen APPRENTIO® Einstellungen.
Vertrag
Neben den Nutzungsgebühren und ggf. den Add-ons fallen keine weiteren monatlichen Kosten an. Der Support und die kontinuierliche Weiterentwicklung sind inklusive.
Wir unterstützen dich aber gerne bei der Einrichtung und Inbetriebnahme von APPRENTIO im Rahmen unserer “Ready-to-work-Pakete” und bei der Einrichtung individueller Formulare. Dabei handelt es sich nur um einmalige Pauschalen.
Ansonsten können wir dir auf Wunsch auch individuelle Funktionen oder Schnittstellen für APPRENTIO entwickeln. Wenn du möchtest, setzen wir für dich auch andere digitale Anwendungen, Plattformen oder Online-Shops um. Das machen wir schon seit 2008 – allerdings losgelöst vom APPRENTIO Standardumfang. Sprich uns gerne an.
Ja. Du kannst deine gebuchte Version und/oder Kategorie jederzeit wechseln.
Solltest du unterjährig in eine höhere Version / Kategorie wechseln (z.B. Wechsel von PRO auf PREMIUM oder Erhöhung von 60 auf 100 Lehrlinge), stellen wir dir den Differenzbetrag zwischen der bereits geleisteten Vorauszahlung und dem geänderten Preis bis zum Ende der jährlichen Laufzeit zusätzlich in Rechnung (monatliche Abrechnung).
Solltest du unterjährig in eine niedrigere Version / Kategorie wechseln, hast du keinen Anspruch auf (anteilige) Rückerstattung der bereits geleisteten Vorauszahlung. Das müssen wir so handhaben, um die Lizenzkosten für alle Anwenderbetriebe möglichst gering zu halten.
Du kannst zwischen einer Nutzung ohne Mindestvertragslaufzeit (monatlich kündbar) und einer Nutzung mit folgenden Mindestvertragslaufzeiten wählen:
12 Monate / 24 Monate / 36 Monate / 48 Monate
Die gewählte Mindestvertragslaufzeit entspricht dem ersten Leistungszeitraum. Nach Ablauf des ersten Leistungszeitraumes verlängert sich der Nutzungsvertrag jeweils um weitere 12 Monate, sofern er nicht drei (3) Monate vor Ablauf des jeweiligen Leistungszeitraumes gekündigt wurde. Siehe hierzu auch die Beschreibungen in den AGB/SLA.
APPRENTIO eignet sich für alle ausbildenden Organisationen (z.B. Unternehmen, Städte, Verwaltungen, Pflegeschulen oder Bildungszentren), die zwischen 3 und 1.000 Lehrlinge pro Standort (Auszubildende, Lernende, Dual Studierende, Praktikant*innen, Trainees, …) beschäftigen. Egal, in welchen Berufen oder Lehrgängen. Einen Auszug der aktuellen Referenzen findest du hier.
Datenschutz und Datensicherheit
Jep. Selbstverständlich. Sogar eine Datenschutzbeauftragte 🙂
Bei der Beratung in Datenschutzfragen sowie für die Unterstützung als betriebliche Datenschutzbeauftragte setzen wir auf die ausgewiesene Expertise der Rechtsanwältin und IT-Expertin Carola Sieling.
Carola Sieling
Technologiewerft GmbH
c/o Kanzlei Sieling
Gurlittstraße 24
20099 Hamburg
Wenn du Fragen zum Thema Datenschutz bei APPRENTIO hast, wende dich bitte an datenschutz@apprentio.de
Zunächst einmal werden alle Teammitglieder von APPRENTIO auf Vertraulichkeit bzw. den Datenschutz im Allgemeinen verpflichtet und mit den entsprechenden Konsequenzen im Falle eines Verstoßes vertraut gemacht. Das ist Standard.
Darüber hinaus werden regelmäßige Schulungen und Sensibilisierungsmaßnahmen zum Umgang mit personenbezogenen Daten und Datenschutz durchgeführt und dabei auch auf gesetzliche Neuerungen wie die EU Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) eingegangen. Dafür sorgt unsere Datenschutzbeauftragte.
Datenschutz und IT-Sicherheit sind auch integrativer Bestandteiel aller Team Jour-Fixes, regelmäßiger Besprechungen und Sprints. Dafür sorgt das gesamte Team. Sämtliche Aktivitäten und Maßnahmen werden geplant, im DSMS protokolliert und überprüft.
Da wir Alks WABSOLUTE GmbH selbst über eine gültige ISO/IEC 27001 Zertifizierung verfügen, haben wir nachweislich ein gesteuertes Datenschutzmanagementsystem (DSMS) mit integriertem Informationssicherheitsmanagementsystem (ISMS) implementiert.
Durch Workflows und Regelprozesse stellen wir sicher, dass wir APPRENTIO sicher und nach aktuellstem Stand der Technik entwickeln, betreiben und supporten. Dabei streben wir eine kontinuierliche Verbesserung der Prozesse und Strukturen im Datenschutz und der Informationssicherheit an.
Neben der Bestellung unserer externen Datenschutzbeauftragten und der regelmäßigen Schulung der Teammitglieder haben wir zudem ein Datenschutz- und Informationssicherheits-Team eingerichtet, um der Sicherheit bei allen Verarbeitungsprozessen und internen Vorgängen höchste Priorität beizumessen.
Des Weiteren arbeiten wir eng mit wesentlichen Entscheidungsträgern und Gremien im Datenschutz und der IT-Sicherheit zusammen und engagieren uns in bundesweiten Vereinigungen (z.B. bei der Allianz für Cybersicherheit).
Na klar doch! Sowohl unsere Kunden als verantwortliche Stelle als auch wir als Auftragsverarbeiter sind nach Art. 28 EU-DSGVO sogar dazu verpflichtet, einen entsprechenden Vertrag zu schließen.
Dazu haben wir dir eine entsprechende AV-Vorlage inkl. TOM entwickelt, die wir dir zum Vertragsschluss im elektronischen Format anbieten. Die Vorlage findest du im Info-Center. Hier findest du auch weitere Informationen zu Datenschutz & IT-Sicherheit bei APPRENTIO.
Wenn du deine eigene Vertragsvorlage zur Auftragsdatenverarbeitung nutzen möchtest, ist das natürlich kein Problem. Aber bitte habe Verständnis dafür, dass für die rechtliche Prüfung und das individuelle Ausfüllen zusätzlicher Aufwand bei uns entsteht, den wir dir in Rechnung stellen müssen. Die Konditionen hierfür findest du in der Preisliste (auch im Info-Center verfügbar).
Autsch. Das sollte nicht passieren. Sollte es wider Erwarten dennoch zu einer Datenpanne bei APPRENTIO kommen, bei der personenbezogene Daten eines Kunden betroffen sind und die Verletzung voraussichtlich zu einem Risiko für die Rechte und Freiheiten der Mitarbeiter:innen des Kunden führt, werden wir dies entsprechend der gesetzlichen und vertraglichen Verpflichtungen unverzüglich dem betroffenen Kunden mitteilen, sodass dieser seinen gesetzlichen Mitteilungspflichten an die Aufsichtsbehörde und die Betroffenen nachkommen kann.
Unseren internen Regelprozess bei Datenpannen stellen wir dir im Info-Center zur Verfügung.
Ja. Darauf achten wir besonders. Datenschutz und Datensicherheit sind integraler Bestandteil unserer Produktstrategie und damit achten wir bei der Entwicklung unserer Funktionen bereits auf Prinzipien wie Datensparsamkeit sowie den Einsatz von Maßnahmen nach dem Stand der Technik zur Sicherstellung eines angemessenen Schutzniveaus. Das haben wir in internen Richtlinien manifestiert und “leben” es innerhalb der agilen Softwareentwicklung.
Wir achten darauf, dass die Anwendung ein höchstmögliches Niveau an Datenschutzfreundlichkeit bei gleichzeitiger Nutzerfreundlichkeit erreicht. Das dauert zwar etwas länger, lohnt sich allerdings für alle Beteiligten.
Zudem sind die Einstellungen grundsätzlich so konzipiert, dass der Kunde sie nach seinen Bedürfnissen selbst anpassen kann. Um dies auch fortlaufend zu gewährleisten, haben wir zudem einen Prozess definiert, um gesetzliche Anforderungen kontinuierlich in den Produktentwicklungsprozess einzuspeisen und die Anwendung daraufhin in regelmäßigen Abständen zu überprüfen.
Ja, APPRENTIO erfüllt alle Anforderungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung. Unsere Organisation und die Software sind vollständig datenschutzkonform gemäß EU-DSGVO.
Du kannst sicher sein, dass wir die aktuellen gesetzlichen Anforderungen wie Datenschutz durch Technikgestaltung und datenschutzfreundliche Voreinstellungen (Art. 25 EU-DSGVO) oder auch die Unterstützung des Kunden bei der Wahrung der Betroffenenrechte wie Recht auf Löschung, Auskunftsrecht oder Recht auf Datenübertragbarkeit (Kapitel 3 EU-DSGVO) erfüllen und auch fortlaufend erfüllen werden.
Du kannst z.B. die Daten der Nachwuchskräfte sowohl automatisch wie manuell löschen und Mitarbeiterdaten entweder anonymisieren oder komplett und sicher löschen. Aufgrund des Self-Service Ansatzes von APPRENTIO können Nutzende zudem selbst direkt jederzeit Einsicht in ihre personenbezogenen Daten nehmen. Zudem können Mitarbeiter:innen ihre Daten / Dateien komplett im maschinenlesbaren Format exportieren. Nutzer haben in ihrem Profil eigene Privatsphäre-Einstellungen und können Sicherheitseinstellungen (2FA, …) vornehmen.
Weitere Informationen dazu findest du in der Funktionsübersicht.
Ja, alle personenbezogenen oder personenbeziehbaren Daten, die von der APPRENTIO-Anwendung an einen Client oder zu anderen Plattformen übertragen werden, müssen mittels Transport Layer Security (TLS) verschlüsselt werden, insbesondere auch HTTPS. Damit muss zunächst eine gesicherte Verbindung zwischen den beiden Verbindungspartnern (Client und Server) aufgebaut werden, bevor eine Datenübertragung erfolgen kann.
APPRENTIO verfügt über ein Rollen- und kontextbezogenes Berechtigungssystem. Grundsätzlich sind die Zugriffsrechte so konzipiert, dass die Anforderungen des Art. 24 EU-DSGVO nach datenschutzfreundlichen Voreinstellungen gewahrt sind. Personen können immer nur die eigenen Daten einsehen.
Über den Kontext und/oder dezidierte Berechtigungen erhalten z.B. Nutzer in der Rolle “Ausbildungsteam” Zugriff auf ausgewählte Daten der Nachwuchskräfte, die in “ihren” Ausbildungsstationen eingesetzt sind. Die Berechtigung auf die Daten wird wieder entzogen, wenn die Nachwuchskräfte die Station wieder verlassen.
Zugänge erfolgen ausschließlich über personalisierte Benutzeraccounts, die eindeutig einer Person zugeordnet sind. Die Anmeldung erfolgt mit Benutzernamen und einem Passwort, welches bei initialem Login entsprechend der in der Anwendung implementierten sicheren Passwort-Richtlinie geändert werden muss. Zusätzlich empfehlen wir unseren Kunden die Verwendung der 2-Faktor-Authentifizierung (2FA), um ein höheres Schutzniveau zu erreichen. Diese Einstellung kann für alle Personen global verpflichtend oder optimal vorgenommen werden.
Für alle Kunden, die die Funktion Single Sign-On (SSO) verwenden, erfolgt die Authentifizierung über den Authentifizierungsserver gem. SAML 2.0. Siehe hierzu auch die Beschreibungen in der Funktionsübersicht.
Wir setzen serverseitig ein host-basiertes Angriffserkennungssystem zur Überwachung von Parametern wie auffälligen Log-Einträgen, Signaturen bekannter Rootkits und Trojaner, Auffälligkeiten im Device File System, oder klassischen Bruteforce-Angriffen ein.
Diese Parameter werden regelmäßig auf Auffälligkeiten untersucht. Im Falle einer Auffälligkeit werden die zuständigen Teammitglieder im Betrieb und Entwicklung sofort informiert, um Gegenmaßnahmen zu ergreifen (Security Monitoring).
Zudem werden anwendungsseitig alle wesentlichen Aktivitäten (dabei insbesondere Change-, Delete-, Update-Operationen) protokolliert, um unautorisierte Zugriffe und Veränderungen an Daten auf Anfrage nachweisen zu können.
Grundsätzlich haben weder Mitarbeiter*innen in den Rechenzentren noch bei unserem Hostingpartner Zugriff auf die Daten unserer Kunden. Auf Seiten von APPRENTIO® nehmen nur unser Development-Team (serverseitig) sowie unsere Produktverantwortlichen und die Teammitglieder des Service-Teams (kundensystemseitig) anlassbezogen und nach vorheriger Zustimmung des Kunden Zugriff. Der ist notwendig, um bei der initialen Einrichtung des Accounts sowie bei der Bearbeitung von Serviceanfragen zu unterstützen. Die Vergabe von Zugriffsrechten erfolgt protokolliert und nach dem “Need-to-Know”-Prinzip. Zusätzlich ist der Zugriff auf Kundensysteme protokolliert.
APPRENTIO® wird als Software-as-a-Service-Anwendung nicht bei dir in der eigenen IT-Infrastruktur installiert. Das Hosting erfolgt in sicheren Web-Clustern im Telehouse Rechenzentrum in Frankfurt am Main. Die genutzten Rechenzentren sind ISO-/IEC 27001 zertifiziert und erfüllen unsere hohen Anforderungen an die physische Sicherheit der Daten unserer Kunden.
Die IT-Infrastruktur managed unser langjähriger Hostingpartner maxcluster GmbH, einer der erfolgreichsten eCommerce-Hoster in Deutschland.
Weitere Informationen zu Datenschutz & IT-Sicherheit findest du im Info-Center.
Wir setzen insbesondere auf die geo-redundante Auslegung der Server-Infrastruktur (skalierbare Cluster-Strukturen) in Bezug auf Produktiv-Daten und Backups sowie die physische Sicherheit der Rechenzentren (bspw. unterbrechungsfreie Stromversorgung, Alarmanlage, Brandmeldeanlage etc.).
Darüber hinaus betreiben wir mit unserem Hosting-Partner ein kontinuierliches Kapazitätsmanagement zur Überwachung der genutzten und Verteilung notwendiger Ressourcen. Alle Dienste und Anwendungen stehen in einem Cluster auf mehreren Servern redundant bereit. Unser System erkennt jeden Ausfall automatisch und behebt diesen innerhalb einer Minute.
Im unwahrscheinlichen Fall eines Totalausfalls des Systems ist durch die redundante Auslegung der Rechenzentren (Produktiv- und Backup-Daten) sichergestellt, dass deine Daten nicht verloren gehen. In diesem Falle werden wir entsprechend unseres Notfallplans/ Disaster Recovery Konzepts die schnellstmögliche Wiederherstellung sicherstellen.
Wir setzen zur Gewährleistung einer angemessenen Verfügbarkeit ein Backup-Konzept für die Datenbank mit den darauf gespeicherten Daten des Auftraggebers sowie das Speichermedium mit entsprechenden gespeicherten Dokumenten nach dem Stand der Technik um. Wir erstellen tägliche Backups vom Dateisystem und allen Datenbanken, die für eine Dauer von vierzehn Tagen vorgehalten werden. Alle Backups werden über ein gesichertes Netzwerk auf einen externen Backupserver sicher übertragen und aufbewahrt.
Die Backups der Datenbank-Systeme werden ausschließlich verschlüsselt gespeichert. Damit ist keine Durchführung eigener Backups durch den Kunden notwendig. Es werden regelmäßige Restore-Tests durchgeführt, um sicherzustellen, dass die Backups ordnungsgemäß gespeichert wurden und im Falle eines Falles wiederherstellbar sind.
Bei Beendigung der Geschäftsbeziehung können weisungsberechtigte Personen des Kunden die Herausgabe der Daten in einem maschinenlesbaren Format beantragen. Für einzelne Personen kann ein vollständiger Datenexport auch manuell angestoßen werden.
Anschließend werden die Daten nach Ablauf der vertraglich definierten Frist unwiederbringlich gelöscht. Grundsätzlich ergibt sich im unwahrscheinlichen Fall der Einstellung des Geschäftsbetriebs durch APPRENTIO keine Abweichung hiervon, da der Kunde “Herr der Daten” und APPRENTIO lediglich Auftragsverarbeiter ist und damit über die personenbezogenen Daten nicht anderweitig verfügen kann/ wird.
Na dir bzw. deinem Unternehmen natürlich. Der Kunde ist und bleibt “Herr der Daten” und verantwortliche Stelle im Sinne des Art. 24 EU-DSGVO. Dies bedeutet insbesondere auch, dass der Kunde für die Wahrung der Betroffenenrechte (Kapitel 3 EU-DSGVO) verantwortlich ist. APPRENTIO® ist Auftragsverarbeiter und verarbeitet deine Daten damit ausschließlich auf deine Weisung und zu den im Rahmen des Vertrags zur Auftragsverarbeitung geregelten Zwecke.
Das bedeutet konkret, dass APPRENTIO® Daten unter keinen Umständen an Dritte verkauft oder weitergibt. Davon ausgenommen ist eine Weitergabe an etwaig beauftragte Unterauftragnehmer, die im Rahmen des Vertrags zur Auftragsverarbeitung mit unseren Kunden geregelt ist.
Darüber hinaus behalten wir uns vor, ausschließlich vollständig anonymisierte Daten, beispielsweise zu Zwecken des Testens oder der Weiterentwicklung des Produkts, zu verwenden. Eine solche Anonymisierung erfolgt ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Regelungen und berücksichtigt dabei den Stand der Technik sowie die Empfehlungen der Artikel-29-Datenschutzgruppe bzw. des Europäischen Datenschutzausschusses. Anonymisierte Daten bedeuten dabei, dass keinerlei Rückschluss auf Einzelpersonen oder Unternehmen gezogen werden kann. Damit besteht für unsere Kunden hierbei keinerlei Risiko.
Wir legen besonderen Wert darauf, den Datenschutz des Kunden zu wahren. Zusammen mit unserer Datenschutzbeauftragten Carola Sieling haben wir deshalb technische und organisatorische Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung implementiert, welche wir kontinuierlich weiterentwickeln. APPRENTIO® erfüllt alle Anforderungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung und ist als Organisation sowie als Software datenschutzkonform gemäß EU-DSGVO.
Ja. Wir führen regelmäßig Schwachstellenscans zur Überprüfung unserer Anwendung und Infrastruktur durch. Da uns die Sicherheit unserer Systeme und Anwendung und die Angriffserkennung äußerst wichtig ist, führen externe Dienstleister sowie ein internes Dev-Team regelmäßige Penetrationstests durch, um unsere Systeme und Anwendungen auf Fehler und Schwachstellen zu untersuchen. Die Ergebnisse fließen in die jährliche Risikoanalyse mit ein.
Wir führen regelmäßige (mindestens jährliche) Audits unserer Organisation, von Lieferanten/Dienstleistern und der Softwareentwicklung auf Basis der gesetzlichen Anforderungen zum Datenschutz sowie der internen ISMS-Richtlinien durch. Darauf aufbauend findet eine jährliche Managementbewertung der Maßnahmen/Ergebnisse statt.
Die Ergebnisse dieser Audits nehmen wir zum Anlass, um Maßnahmen zu ergreifen, unsere Dokumentationen, Prozesse, Strukturen oder Funktionalitäten sowie technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß PDCA-Zyklus (Demingkreis) weiterzuentwickeln.
Betriebs- und Personalrat
Also nicht durch uns. Niemals. Für dich und deine Organisation kannst du mit den entsprechenden Berechtigungen selbstverständlich Reports generieren. Du kannst dir z.B. eine optische Darstellung der Beurteilungsergebnisse (Entwicklungskurve) anzeigen lassen. Das ist sinnvoll, um mit den Lehrlinge qualitative Entwicklungsgespräche führen zu können. Auch stehen statistische Daten und die gewichteten Ergebnisse der eingegebenen Noten für dich zur Verfügung. Einen automatisierten Auswahl- oder Beurteilungsprozess gibt es jedoch nicht.
Klare Antwort: das kommt darauf an 🙂 Nämlich auf deine Einstellungen, die du als Admin vornehmen kannst.
Man kann z.B. global für alle Personen in deiner Organisation festlegen, welche Profildaten angezeigt werden sollen und welche privat bleiben sollen. Die Nutzer*innen selbst können in ihren eigenen Privatsphäre-Einstellungen die Profilsichtbarkeit auch eigenständig definieren. Es bleibt also dir überlassen, wie und welche Daten ihr untereinander freigeben möchtet.
Nein. Jede Person aus dem Lehrausbildungsteam (z.B. Betreuer, Lehrberechtigte) sieht die Lehrlinge, die zu ihr/ihm in die zugeordneten Lehrausbildungsstationen (Abteilungen, Lehrgänge) kommen, die also aktuell bei ihm in der Station sind bzw. je nach Einstellung, die neu zu ihm kommen bzw. die er noch bewerten muss. Zusätzlich können Gruppen gebildet werden. Deren Betreuer:innen haben auch Zugriff auf die Gruppenmitglieder und die freigegebenen Stammdaten.
Das kannst du für deine Organisation selbst festlegen. Grundsätzlich ist dein APPRENTIO® sehr restriktiv eingestellt (siehe auch Privacy-by-Default, Privacy-by-Design). Darum sehen z.B. nur die Person aus dem Lehrausbildungsteam und den beurteilten Lehrling die Beurteilungen. Auch die Noten und Zeugnisse sind nur für den Lehrling und den Admin einsehbar.
APPRENTIO® verfügt über ein Rollen- und kontextbezogenes Berechtigungssystem. Über Zuordnungen kannst du auch die Berechtigungen steuern. Wenn eine Person aus dem Lehrausbildungsteam z.B. für eine Qualifikation (Beruf) zuständig ist, sieht diese auch die Lehrlinge, die diesen Beruf erlernen. So verhält es sich auch mit Lehrstationen oder Gruppen.
Das kannst du für deine Organisation individuell einstellen. Grundsätzlich kann jede Person ausschließlich ihren eigenen Einsatzplan einsehen (z.B. die Lehrlinge nur ihre eigenen Einsatzpläne / das Lehrausbildungsteam nur die Belegungspläne ihrer Abteilung bzw. ihrer Lehrstationen).
APPRENTIO verfügt über ein Rollen- und kontextbezogenes Berechtigungssystem. Du kannst also über Zuordnungen auch die Berechtigungen steuern. Wenn eine Person aus dem Lehrausbildungsteam z.B. für eine Qualifikation (Beruf) zuständig ist, sieht diese auch die Lehrlinge, die diesen Beruf erlernen. So verhält es sich auch mit Lehrausbildungsstationen oder Gruppen.
In den Einstellungen könnt ihr zudem Privatsphäre-Einstellungen festlegen. So z.B. ob Personen aus dem Lehrausbildungsteam auch die Einsatzpläne der Lehrlinge einsehen dürfen.
Ja. Je nachdem, welche Version du einsetzt, stehen dir verschiedene Funktionen (Chat, Push-Nachrichten, Online-Berichtsheft, Beurteilungen, Tests, Single-Sign-On, …) zur Verfügung. In den Einstellungen kannst du selbst festlegen, welche Funktionen du nutzen oder deaktivieren möchtest.
Wenn ihr euch intern noch nicht darüber geeinigt habt, ob ihr bestimmte Prozesse digitalisieren möchtet oder nicht, kannst du auch erstmal mit einem geringeren Funktionsumfang starten und diese erst später aktivieren.
Ja. Wenn du in deiner Organisation nicht mit der APPRENTIO Smartphone App arbeiten möchtest (z.B. weil die Lehrlinge aufgrund interner Regelungen nur in der Arbeitszeit Zugriff auf die Lehrplattform haben sollen), kannst du die Nutzung der Mobile App auch unterbinden. Es handelt sich also nur um eine optionale Funktion.
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